Küsimus sellest, kas tööandjal on õigus lugeda töötaja e-kirju, kerkib töösuhetes üles üllatavalt sageli. Digitaalsed töövahendid, kaugtöö ja tööalane e-post on muutnud piiri töö- ja eraelu vahel hägusamaks kui kunagi varem. Just seetõttu on oluline mõista, millised õigused ja kohustused on sellises olukorras nii tööandjal kui ka töötajal.
Lühike vastus on, et tööandjal ei ole õigust töötaja e-kirju niisama lugeda. Pikem ja korrektsem vastus eeldab aga Eesti õiguse, isikuandmete kaitse põhimõtete ning töökorralduslike kokkulepete arvestamist.
Eesti õiguskorras on töötaja eraelu ja sõnumisaladus kaitstud juba põhiseaduse tasandil. Töösuhte olemasolu ei tähenda, et töötaja loobuks oma põhiõigustest. Ka töökohal ja töövahendeid kasutades jääb kehtima põhimõte, et isiklik kirjavahetus on puutumatu. Seda kinnitavad nii töölepingu seadus, isikuandmete kaitse seadus kui ka Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus.
Isiklikuks kirjavahetuseks loetakse eelkõige selliseid e-kirju, mis ei ole seotud tööülesannete täitmisega ja mis puudutavad töötaja eraelu. Selliste kirjade lugemine ilma töötaja teadmiseta või nõusolekuta ei ole lubatud, olenemata sellest, kas kiri on saadetud tööandja poolt antud e-posti aadressilt või isiklikult kontolt.
Praktikas tekib kõige rohkem küsimusi olukorras, kus töötaja kasutab tööandja e-posti aadressi ka isiklikuks suhtluseks. Sellisel juhul sõltub õiguspärasus suuresti sellest, millised reeglid on tööandja kehtestanud. Kui tööandja lubab töö e-posti piiratud ulatuses kasutada ka isiklikel eesmärkidel, peab see olema reguleeritud selgete ja arusaadavate töökorraldusreeglitega. Tavapärane ja andmekaitse seisukohast mõistlik lahendus on nõue, et isiklikud kirjad tuleb kustutada või tõsta eraldi märgistatud alamkausta. Kui töötaja on sellise eristuse teinud, ei ole tööandjal õigust sellesse kausta vaadata ega seal sisalduvaid kirju lugeda.
Teistsugune olukord tekib siis, kui tööandja on töö e-posti isikliku kasutuse selgesõnaliselt keelanud. Kui töötaja seda keeldu eirab, ei saa ta alati tugineda täielikule privaatsusootusele. Ka sellisel juhul ei tähenda see siiski, et tööandjal tekiks vaba voli töötaja postkasti süstemaatiliselt kontrollida. Iga sekkumine töötaja e-kirjadesse peab olema konkreetse eesmärgiga, vältimatult vajalik ning võimalikult piiratud ulatusega.
Üldjuhul võib tööandja töötaja e-kirjadega tutvuda vaid erandlikel juhtudel. Selliseks aluseks võib olla töötaja selgesõnaline nõusolek või olukord, kus e-kirjadele ligipääs on möödapääsmatult vajalik töölepingu täitmiseks, näiteks töötaja ootamatu ja pikaajalise eemaloleku korral. Ka siis tuleb piirduda tööalase sisuga ning vältida isiklike andmete töötlemist nii palju kui võimalik. Juhuslik, ennetav või pidev kontroll ei ole õigustatud.
Eriti oluline on rõhutada, et töötajate e-posti lausjälgimine on keelatud. Tööandjal ei ole õigust jälgida kõiki saabunud ja saadetud kirju lihtsalt võimalike rikkumiste avastamise eesmärgil. Selline tegevus on vastuolus nii proportsionaalsuse põhimõtte kui ka isikuandmete kaitse nõuetega.
Töösuhte lõppemisel muutub töötaja e-posti puudutav olukord veelgi selgemaks. Üldreeglina puudub tööandjal pärast töösuhte lõppemist õiguslik alus tutvuda endise töötaja nimelise e-posti aadressi kirjadega. Kui eraldi kokkuleppeid ei ole, tuleb selline e-posti konto mõistliku aja jooksul sulgeda ja kustutada. Tööandja võib säilitada tööalaseid kirju vaid juhul, kui see on ette nähtud töökorraldusreeglites, töötaja on sellest teadlik olnud ning säilitamine on ajaliselt ja sisuliselt piiratud.
Kõik eeltoodu näitab, kui oluline roll on läbimõeldud ja seadusega kooskõlas olevatel töökorraldusreeglitel. Selged e-posti ja IT-vahendite kasutamise tingimused aitavad kaitsta töötaja eraelu ning annavad samal ajal tööandjale kindluse, kuidas kriitilistes olukordades õiguspäraselt tegutseda. Hästi sõnastatud reeglid vähendavad vaidlusi ja riski rikkuda isikuandmete kaitse nõudeid.
Kui töötajal või tööandjal tekib kahtlus, kas konkreetne tegevus on andmekaitse seisukohast lubatav, tasub pöörduda andmekaitse inspektsiooni poole. Järelevalveasutus annab juhiseid ja selgitusi ning aitab hinnata, kas konkreetne praktika on kooskõlas kehtiva õigusega.
Kokkuvõttes võib öelda, et tööandja ei tohi töötaja e-kirju lugeda pelgalt huvist või kontrollivajadusest. Isiklik kirjavahetus on kaitstud ka töökohal, töö e-posti kasutamisel ja isegi pärast töösuhte lõppemist. Õiglane tasakaal tööandja huvide ja töötaja eraelu vahel saavutatakse selgete reeglite, teadliku käitumise ja proportsionaalsuse põhimõtte järgimise kaudu.
