Hästi koostatud ametijuhend aitab töötajal mõista, mida temalt oodatakse, mille eest ta vastutab ja kellega ta oma töös koostööd teeb. Tööandja jaoks loob see omakorda selgema aluse töö korraldamiseks, värbamiseks ja töötulemuste hindamiseks.
Eesti töölepingu seadus ei nõua, et igal töötajal oleks tingimata eraldiseisev dokument pealkirjaga „ametijuhend“. Küll aga peab töötajale kirjalikult teatavaks tehtud töötingimuste hulgas olema tööülesannete kirjeldus. Töölepingu seaduse § 5 lõike 1 punkti 3 järgi tuleb töölepingu kirjalikus dokumendis esitada tööülesannete kirjeldus ning andmed tuleb esitada selgelt ja arusaadavalt.
Tööelu portaali töölepingu seaduse selgitustes tuuakse eraldi välja, et tööülesanded võivad olla kirjas kas töölepingus endas või töölepingu lisaks olevas ametijuhendis või töökirjelduses. Oluline on sisu: kirjeldus peab olema piisavalt konkreetne, et töötaja saaks tööle asudes aru, milliste ülesannete täitmist temalt oodatakse. Pelgalt ametinimetuse nimetamisest ei pruugi selleks piisata.
Seega võib tööandja valida, kas kirjeldada ülesanded otse töölepingus või kasutada selleks eraldi ametijuhendit. Pikema ja mitmetahulisema rolli puhul on eraldi ametijuhend sageli praktilisem.
Hea ametijuhend ei pea loetlema iga väikest igapäevast tegevust. Olulisem on panna kirja ametikoha eesmärk, peamised vastutusvaldkonnad ja tööülesanded nii, et töötaja saaks aru, mida temalt oodatakse.
Tööülesannete kirjeldamisel eelista konkreetseid tegusõnu, näiteks planeerib, koostab, analüüsib, korraldab, juhib, kontrollib, nõustab või koordineerib.
Liiga üldine: „Tegeleb sotsiaalmeediaga.“ Selgem: „Planeerib ja avaldab ettevõtte sotsiaalmeediakanalite sisu vastavalt kokkulepitud turundusplaanile ning jälgib kanalite põhilisi tulemusnäitajaid.“
Samuti tasub võimalusel kirjeldada mitte ainult tegevust, vaid selle eesmärki või oodatavat tulemust.
Liiga üldine: „Vastab klientide päringutele.“ Selgem: „Lahendab klientide päringuid vastavalt ettevõtte teeninduspõhimõtetele ning suunab lahendamata juhtumid vastutavale spetsialistile.“
Allolev näidis on koostatud töölepingu seaduse nõudeid ning personalijuhtimise häid praktikaid arvestades. Tegemist on üldise näidisega, mida tuleb kohandada konkreetse ametikoha ja ettevõtte töökorraldusega.
Ametikoht: turundusspetsialist
Osakond: turundus
Otsene juht: turundusjuht
Turundusspetsialisti töö eesmärk on toetada ettevõtte turundus- ja müügieesmärkide saavutamist, planeerides, ellu viies ja analüüsides digitaalseid turundustegevusi.
Turundusspetsialist:
- planeerib ja viib ellu kokkulepitud turunduskampaaniaid;
- haldab ettevõtte kokkulepitud digikanalite sisu ning tagab info ajakohasuse;
- koordineerib kampaaniate ja turundustegevuste jaoks vajalike materjalide valmimist;
- jälgib ja analüüsib turundustegevuste tulemusi;
- koostab tulemuste kohta regulaarseid ülevaateid ning teeb parendusettepanekuid;
- teeb koostööd müügi-, toote- ja teiste vajalike meeskondadega;
- koordineerib vajaduse korral koostööd väliste turunduspartneritega.
Töötaja vastutab:
- kokkulepitud tööülesannete kvaliteetse ja õigeaegse täitmise eest;
- töö käigus talle teatavaks saanud konfidentsiaalse informatsiooni nõuetekohase käsitlemise eest;
- tema kasutuses olevate töövahendite heaperemeheliku kasutamise eest;
- ettevõttes kehtivate töökorralduslike reeglite järgimise eest.
Ametikohal töötamiseks on vajalik:
- digiturunduse põhimõtete tundmine;
- oskus kasutada tööks vajalikke turundus- ja analüüsivahendeid;
- oskus analüüsida tulemusi ja teha nende põhjal järeldusi;
- hea kirjalik ja suuline eneseväljendusoskus;
- oskus oma tööd planeerida ja kokkulepitud tähtaegadest kinni pidada.
Ettevõttes: turundus-, müügi-, toote- ja klienditeenindusmeeskond.
Väljaspool ettevõtet: turundusagentuurid, meediapartnerid ja teised teenusepakkujad vastavalt tööülesannetele.
Töötaja täidab vajaduse korral muid ametikoha eesmärgi ja vastutusvaldkondadega seotud mõistlikke tööülesandeid.
Kõige sagedamini muudavad ametijuhendi ebaselgeks liiga üldised väljendid nagu „tegeleb klientidega“, „vastutab turunduse eest“ või „täidab muid juhi korraldusi“. Viimane võib ametijuhendis olla, kuid see ei tohiks asendada põhiliste tööülesannete sisulist kirjeldamist.
Samuti pole mõtet proovida ametijuhendisse kirja panna iga väikest tegevust. Liiga detailne dokument vananeb kiiresti. Pigem tasub keskenduda ametikoha püsivale eesmärgile, peamistele vastutusvaldkondadele ja olulistele tööülesannetele.
Hea kontrollküsimus on lihtne: kas inimene, kes seda ametikohta veel ei tunne, saab ametijuhendit lugedes aru, mida ta selles rollis tegema peab ja mille eest vastutab? Kui jah, on ametijuhendi kõige olulisem eesmärk täidetud.
