Juhiabi

Administratiivspetsialist / juhi assistent

SAB UA on Eestis tegutsev mittetulundusühing, mis korraldab humanitaarabi saatmist Ukrainasse ja selle kohaletoimetamist. Saadetised hõlmavad sõidukeid, sealhulgas kiirabiautosid, varustust ja muud vajalikku vara.

Otsime inimest, kes aitab hoida dokumente ja tööprotsesse korras, tagada igapäevase administratiivtöö sujuvuse ning toetada ühingu juhti.

See töö sobib inimesele, kes väärtustab vastutustunnet, pöörab tähelepanu detailidele ja viib alustatu lõpule.

Sinu ülesanded:

• Dokumendihaldus: dokumentide ettevalmistamine, humanitaarabisaadetiste administratiivne toetamine ning suhtlus partnerite ja raamatupidamisega.

• Arvestus ja registrid: sõidukite, vara ja saadetiste arvestuse pidamine ning sõidukite Eesti liiklusregistrist kustutamise protsessi toetamine.

• Maksutagastused: dokumentide ettevalmistamine ja esitamine, suhtlus maksuhalduriga ning protsessi koordineerimine koostöös raamatupidajaga.

• Administratiivne tugi: juhi abistamine, kontoritöö korraldamine, arhiivi korrashoid ning meeskonna ja vabatahtlike kohtumiste ja sõitude korraldamine.

• Heategevusoksjonid: korralduslik tugi, suhtlus osalejatega ning esemete üleandmise või saatmise koordineerimine.

Ootame sinult organiseeritust, iseseisvust, tähelepanelikkust ja vastutustundlikku suhtumist. Oskad töötada dokumentide ja tabelitega, pidada kinni kokkulepitud tähtaegadest, teavitada õigel ajal takistustest ning küsida täpsustusi, kui midagi on ebaselge.

Peamised ootused

• Kõrgharidus või rakenduskõrgharidus. Sobib ka bakalaureusekraad; magistrikraad ei ole nõutav.

• B-kategooria juhiluba ja valmisolek teha tööalaseid sõite.

• Valmisolek töötada täistööajaga peamiselt Tallinna kontoris ning täita jooksvaid administratiivseid ülesandeid.

• Oskus kasutada Google Drive’i, Google Docsi, Google Sheetsi ning Microsoft Wordi ja Excelit.

• Korrektne kirjalik suhtlus, täpsus dokumentide koostamisel ning vastutustundlik ja konfidentsiaalne teabe käsitlemine.

Keeleoskus

• Ukraina keel on kohustuslik: ladus suuline ja kirjalik keeleoskus, mis võimaldab koostada dokumente ja pidada ametialast kirjavahetust.

• Inglise keel vähemalt B1-tasemel.

• Eesti keel vähemalt B1-tasemel. Kaalume ka madalama keeletasemega kandidaate, kes õpivad eesti keelt aktiivselt ja on valmis õpinguid jätkama.

Kasuks tuleb

• Kogemus administratiivtöös, dokumendihalduses, protsesside koordineerimises või juhi abistamisel.

• Kogemus mittetulundusühingus, logistikas või raamatupidamise algdokumentidega.

• Praktilised oskused tehisintellekti tööriistade, näiteks ChatGPT, Claude’i või Gemini kasutamisel: ülesannete selge sõnastamine, tulemuste kontrollimine ja andmete konfidentsiaalsuse hoidmine.

Varasem töökogemus ei ole kohustuslik. Ootame kandideerima ka kogemuseta inimesi, kellel on tugev vastutustunne, soov töötada ja valmisolek õppida.

Me ei eelda kõigi nimetatud tööriistade täiuslikku valdamist ega kogemust igas töövaldkonnas. Kui sul on enamik vajalikke oskusi ja oled valmis ülejäänut õppima, ootame sinu kandideerimist.

Pakume sisukat ja ühiskonnale kasulikku tööd. Sinu organiseerimisoskus aitab meie meeskonnal abisaadetisi õigel ajal ette valmistada ning tagada abi kohaletoimetamise.

Töökorraldus ja areng

Otsene koostöö ühingu juhiga, võimalus oma oskusi arendada ja parandada ühingu administratiivseid protsesse.

Täistööajaga töö peamiselt Tallinna kontoris. Kaugtöö on võimalik eelneval kokkuleppel, kui tööülesanded seda võimaldavad. Kokkulepitud tööajal tuleb olla kättesaadav ja valmis täitma jooksvaid administratiivseid ülesandeid, sealhulgas vajaduse korral dokumente ja esemeid kohale viima või ära tooma.

Töövahendid ja lisavõimalused

• Sülearvuti ja internet, mobiiltelefon ja tasutud sidekulud.

• Tasuline ChatGPT kasutusõigus igapäevaste tööülesannete toetamiseks.

• Ametiauto ja kütus tööalasteks sõitudeks.

• Tervise toetamise pakett kokkulepitud tingimustel.

• Keeleõppe toetamine: eelneval kokkuleppel saab kasutada 2–3 tundi tasustatud tööaega nädalas eesti või inglise keele õppimiseks.

Töötasu

Nelja kuu pikkusel katseajal: põhipalk 1 391 € bruto kuus ning võimalik igakuine tulemustasu kuni 399 € bruto.

Pärast katseaja edukat läbimist: põhipalk 1 724 € bruto kuus ning võimalik igakuine tulemustasu kuni 665 € bruto.

Kõik nimetatud summad on brutotasud ehk enne maksude kinnipidamist. Põhipalk on garanteeritud. Tulemustasu ei ole garanteeritud ning sõltub töötaja töötulemustest.

Palun saada oma elulookirjeldus (CV) ning mõne lausega kirjuta ukraina keeles, miks soovid töötada SAB UA-s ja millal saad tööle asuda.