Büroojuht

Alustamine kohe

International School of Tallinn (IST)
IST on rahvusvahelisel IB õppekaval põhinev üldhariduskool, mis pakub õpet inglise keeles alates lasteaiast kuni 12.klassini ning kus õpib ca 360 õpilast ligi 60 rahvusest.
Globaalse tööjõu paindliku liikuvuse tõttu toimub õpilaste vastuvõtt kogu õppeaasta vältel (keskmiselt liitub 150 õpilast ja lahkub 100 õpilast aastas). Kool teeb tihedat koostööd perede, õpetajate ja väliste sidusrühmadega, et tagada õpilaste sujuv ja hästi dokumenteeritud hariduslik teekond.

Õpilaste vastuvõtu ja kontoritöö administreerimine

Rolli ülevaade

Otsime kogenud ja väga organiseeritud vastuvõtu- ja büroojuhti, kelle roll mängib keskset rolli kooli sujuvas toimimises ja kelle vastutusalas on õpilaste vastuvõtuprotsessi koordineerimine, klientidega seotud andme- ja dokumendihaldus ning suhtlus vajalike osapooltega.

PEAMISED ÜLESANDED

Vastuvõtuhaldus

Haldab täielikult uute õpilaste vastuvõtutsüklit (kohapeal ja veebis):päringud, kohtumised peredega, koolituurid, intervjuud ja vastuvõtutestid.
Korraldab ja koordineerib sisseastumiskatseid, vastuvõtu intervjuusid ja proovipäevi.
Valmistab ette ja haldab koolituslepinguid, koordineerib nende allkirjastamist ning toetab lepingute lõpetamist ja võimalikke tagasimakseid.

Sisekommunikatsiooni koordineerimine

Teavitab õpetajaid ja töötajaid uutest õpilastest, nende proovipäevadest ja vastuvõtust.
Koordineerib liituvate perede sisseelamist osapoolte vahel (pedagoogid, raamatupidamine, IT, administratsioon).
Haldab ja koordineerib meililiste, õpilaste ja klasside nimekirju.
Haldab koondülevaadet ja esitab soovitusi vastuvõtukomisjonile.

Süsteemid, andmed ja aruandlus

Sisestab ja säilitab õpilaste andmed infosüsteemis ja sellega seotud platvormidel, haldab ja vajadusel uuendab õpilaste nimekirju ning klientide andmebaasi.
Esitab vajalikke andmeid asutustele, raamatupidajale ja teistele sidusrühmadele.
Toetab arvete ja maksetega seotud suhtlust, koordineeritult raamatupidajaga.
Koordineerib õpilaste võõrkeelte valikuid koostöös õppejuhtidega, haldab ja uuendab vastavat informatsiooni.
Hoiab juhtkonda regulaarselt kursis õpilaste vastuvõtuga seotud statistika osas.

Asjaajamine ja dokumendihaldus

Infopäringutele vastamine või õigetele isikutele suunamine, dokumentatsiooni ja andmete regulaarne ja süsteemne korrashoid, büroohalduse jooksvad ülesanded.
Kooli kontaktisik perede, kooli juhtkonna ja väliste partnerite vahelise suhtluse koordineerimisel.

Kliendi- ja kontorihalduse kvaliteet ja tulemuslikkus

Ootused kandidaatidele

Kontoritöö, büroojuhtimise, kliendisuhete või muu sarnase rolli töökogemus.

Varasem kogemus rahvusvahelises või hariduslikus keskkonnas võib tulla kasuks.

Inglise (C1) ja eesti keele (C2) väga hea valdamine nii suuliselt kui kirjalikult.
Kõrgharidus mõnel sellisel erialal, mis toetab tööalast tulemuslikkust.
Tugevad suhete loomise ja konsultatiivsed müügioskused ning võime esitleda kooli peredele selgelt ja veenvalt.
Kooliga liitumise protsessi, nö klienditeekonna hea mõistmine.
Suurepärane ajajuhtimine, organiseeritus ja võime hallata mitut samaaegset protsessi ja tähtaega.
Kindlustunne ja täpsus tase töötamisel andmete, aruannete ja Excel tabelitega.
Kogemus kas õpilaste infosüsteemi, kliendihalduse (CRM) või muude sarnaste platvormidega või võimekus ja valmisolek õppida vastavaid digisüsteeme.
Valmisolek ennast kurssi viia rahvusvahelise bakalaureuseõppe (IB) hariduslike põhimõtetega.
Avatus tehisintellektil põhinevatele ja digitaalsetele tööriistadele, et parandada vastuvõttu ja administratiivseid töövooge.
Huvi või kogemus õpilaste valikute nõustamisel ja suunamisel.
Võime ja huvi panustada õpilaste vastuvõtuga seotud turundustegevustesse.