Otsime oma meeskonda organiseeritud, kohusetundlikku ja sõbralikku büroojuhti/bürooadministraatorit, kelle ülesandeks on tagada ettevõtte büroo igapäevane sujuv toimimine, professionaalne kliendivastuvõtt ning olla oluline tugipunkt organisatsiooni igapäevases töös.
Ametikoha eesmärk
Ametikoha eesmärk on tagada ettevõtte büroo tõrgeteta toimimine, klientide ja külaliste korrektne vastuvõtt ja suunamine, info sujuv liikumine organisatsioonis ning vajalike tellimuste, varustuse, dokumentatsiooni ja tugiteenuste korrektne haldamine. Vajadusel toetad ka lao, logistika ja turunduse tegevusi.
Tööaeg ja koormus
Täistööaeg
Tööpäevad ja kellaaeg: esmaspäev–reede kell 8.00–17.00
Klienditeenindus ja suhtlus
- Klientide ja külaliste vastuvõtt ning nende suunamine õigete kontaktide juurde
- Infotelefonile vastamine ning telefonikõnede haldamine
- Ettevõtte infomeili (vajadusel läbi Pipedrive õigesse kohta suunamine), paberposti ja kullerteenuste haldamine
- Vastuvõturuumi korrashoiu jälgimine
Büroo- ja varustuse haldus
- Kontoritarvete ja igapäevaste kulutarvikute (nt kohv, tee, vesi) tellimine ning varude jälgimine
- Tööriiete ja töövarustuse tellimine, väljastamine ja arvestuse pidamine
- Reklaami- ja turundusmaterjalide (kleebised, bännerid, reklaamtooted) tellimine ja haldus
- Jooksvate büroo- ja töövahenditega seotud tellimuste ning hinnapäringute tegemine
Logistika ja territooriumi tugi
- Ettevõtte territooriumi ja ligipääsude (sh tõkkepuusüsteem) haldamine
- Sõidukite liikumise ja väiksemate siseste tarnete koordineerimine
- Laojuhataja ja logistiku asendamine puhkuste või vajaduse korral
Tööohutus ja dokumentatsioon
- Tööohutusega seotud dokumentide ja arvestuste haldamine
- Ohutusvarustuse (nt redelid, rakmed jms) kontrolli korraldamine ja dokumenteerimine
- Puudustest ja ohuolukordadest teavitamine ning parendusettepanekute tegemine
- Töötajate tööohutuskoolituste ja instruktaažide arvestuse pidamine
Administreerimine, sisekommunikatsioon ja turunduse tugi
- Info õigeaegse ja sujuva liikumise tagamine organisatsioonis
- Vajadusel aruannete ja ülevaadete koostamine juhtkonnale
- Sisekommunikatsiooni ja ettevõttesiseste üritustega seotud info edastamise toetamine
- Ettevõtte sotsiaalmeedia kanalite haldamine ja postituste tegemine vastavalt kokkuleppele
- Uute töötajate sisseelamise toetamine (tööriided, varustus, ligipääsud)
Nõuded
- Varasem töökogemus sarnasel ametikohal
- Hea arvutikasutusoskus (MS Office ja/või Google Workspace, kasuks tuleb ka varasem kogemus erinevate ERP programmidega)
- Hea eesti ja vene keele oskus, inglise keele oskus on eeliseks
