Osaline kaugtöö võimalus

Töö kirjeldus

Kooli kohta

Tallinna Rahvusvaheline Kool on rahvusvaheline erakool, kus õpib umbes 360 õpilast ja on mitmekesine rahvusvaheline kogukond. Sisseastumine toimub kogu aasta jooksul, kus umbes 150 uut õpilast liitub ja ligikaudu 100 lahkub igal aastal, mis peegeldab meie rahvusvahelise kooli kogukonna suurt liikuvust. Kool teeb tihedat koostööd perede, õpetajate ja välistähtsate osalistega, et tagada sujuv ja hästi dokumenteeritud õpilaste teekond.

Rolli ülevaade

Otsime kogenud ja väga organiseeritud sisseastumise ja kontori juhti, et juhtida sisseastumisprotsessi ja koordineerida olulisi haldus- ja aruandlusfunktsioone, mis on seotud õpilaste registreerimisega. See roll ühendab peresuunalise suhtlemise, protsesside koordineerimise ja andmete/aruandluse vastutuse ning mängib keskset rolli kooli sujuvas toimimises.

Peamised vastutused

Sisseastumise haldamine

Hallata uute õpilaste täielikku sisseastumisprotsessi (kohapealne ja veebipõhine): päringud, kohtumised peredega, koolituurid, intervjuud ja sisseastumiseksamid.
Planeerida ja koordineerida sisseastumiseksameid ja intervjuusid õpetajate ja juhtkonnaga.
Korraldada ja koordineerida proovipäevi potentsiaalsetele õpilastele.
Koostada ja hallata õpilaste lepinguid, jälgida allkirju ning toetada lõpetamise ja tagasimaksete protsesse.
Tagada, et sisseastumisi käsitletakse aastaringselt, sealhulgas keset aastat.

Sisemine koordineerimine ja suhtlemine

Teavitada õpetajaid ja personali uutest õpilastest, proovipäevadest ja sisseastumise uuendustest.
Koordineerida õpilaste sisenemise teavet osakondade vahel (õpetamine, rahandus, IT, haldus).
Hooldada ja koordineerida postitusnimekirju, õpilaste nimekirju ja klasside nimekirju.
Koostada kokkuvõttearuandeid ja soovitusi Sisseastumise Komiteele.

Süsteemid, andmed ja aruandlus

Sisestada ja hooldada õpilaste andmeid Õpilaste Teabe Süsteemis ja seotud platvormidel.
Hooldada täpseid Exceli põhiseid õpilaste nimekirju ja aruandeid.
Koostada ja esitada nõutavad aruanded Haridusministeeriumile, raamatupidajale ja teistele osalistele.
Toetada suhtlemist, mis on seotud arve ja maksetega, koostöös rahandusega.
Luua ja hooldada nimekirju võõrkeele valikutest ning jagada neid asjakohastele osakondadele.
Kontrollida ja üle vaadata sisseastuvate õpilaste aruandeid ning esitada struktureeritud kokkuvõtteid.

Kontori haldamine ja administratsioon

Toetada igapäevast kontori koordineerimist, mis on seotud õpilaste haldamisega.
Tagada, et dokumentatsioon ja registrid on täielikud, täpsed ja auditeerimiseks valmis.
Tegutseda võtme kontaktpunktina perede, kooli juhtkonna ja välistähtsate osaliste vahel.

Ootused kandidaadile

Tõestatud kogemus sisseastumises, kooli halduses, kontori juhtimises, müügis, kliendisuhetes või sarnases rollis.
Kogemus rahvusvahelises või hariduslikus keskkonnas on suur eelis.
Tugevad suhete loomise ja konsultatiivse müügi oskused, võime selgelt ja veenvalt kooli peredele esitleda.
Arusaam kliendi teekonnast ja konversiooniprotsessidest (päring → külastus → taotlus → registreerimine).
Võime panustada sisseastumisega seotud turundustegevustesse (avatud päevad, järelkontrollid, ettekanded, kirjalik suhtlemine).
Suurepärased organiseerimisoskused ja võime hallata mitmeid paralleelseid protsesse ja tähtaegu.
Kõrge täpsuse tase ja enesekindlus andmete, aruannete ja Exceliga töötamisel.
Kogemus õpilaste teabe süsteemide, CRM-ide või haldusplatvormidega või tugev võime õppida uusi süsteeme.
Valmidus õppida Rahvusvahelise Baccalaureate (IB) raamistiku kohta.
Avatus AI-põhiste ja digitaalsete tööriistade kasutamiseks, et parandada sisseastumise ja haldusprotsesside töövooge.
Huvi või kogemus karjäärinõustamise ja õpilaste suunamise alal on suur eelis ja võib võimaldada rolli ühendamist karjäärinõustaja vastutustega, sõltuvalt kandidaadi profiilist.
Sujuv inglise ja eesti keele oskus; lisakeeled on eelis.