Protokolli assistent

Töö kirjeldus

Tegutseb protokolli assistendina täitevkontoris kõigis protokolli ja sotsiaalsetes küsimustes. Vastavalt kohalikele ja riigiosakonna protokollidele annab nõu eelnevuse, üldise etiketi ja aktsepteeritud sotsiaalse riietuse osas.

Filtreerib, annab nõu ja vastab kutsetele, tõlkides vajadusel.
Aitab ametlikku kalendrit hooldada ja uuendada.
Planeerib ametlikke kohtumisi valitsuse ametnike, diplomaadi korpuse, poliitiliste ja teiste VIP kontaktidega.
Koostab rutiinseid diplomaadi märkmeid. Tõlgib eesti keelest kõik saabuvad diplomaadi märkmed ja kirjavahetuse.
Hoia tõhusat suhtlust Eesti Vabariigi (EV) ja teiste kontaktidega, et tagada kiire juurdepääs kohtumistele ja telefonikonverentsidele jne.
Koordineerib ametlike sotsiaalsete ürituste erinevaid aspekte.
Pakub soovitatud külaliste nimekirju, saadab ja jälgib kutseid, esitab külaliste juurdepääsu taotlusi ja pakub turvasaate.

KANDIDEERIMINE ON NÕUTAV meie värbamisüsteemi (ERA) kaudu. Palun järgige allolevat linki, et näha saadaval töökohti Ameerika Ühendriikide Suursaatkonnas Tallinnas

https://erajobs.state.gov/dos-era/vacancy/viewVacancyDetail.hms?_ref=qjdbrvrbpt0&returnToSearch=true&jnum=72912&orgId=125

Ootused kandidaadile

Vähemalt kaks aastat kolledži või ülikooli õpinguid on nõutavad.
Vähemalt kaks aastat järjestikust vastutustundlikku kogemust avalike suhete, protokolli, ürituste planeerimise ja/või muude haldusülesannete alal valitsusasutuses.
Suuline ja kirjalik oskus eesti ja inglise keeles, vene keele põhiteadmised.
Süvitsi minev teadlikkus protokolli ja eelnevuse küsimustes. Tutvumine Eesti valitsuse, institutsioonide ja ametnikega.
Head suulised ja kirjalikud suhtlemisoskused.
Suurepärased klienditeeninduse oskused tõhusate ja jätkusuutlike tööalaste suhete arendamiseks ja hoidmiseks.
Hea teadlikkus MS Office'i programmidest, andmebaaside haldamisest ja arvutitega töötamisest.
Organisatsioonilised oskused, et iseseisvalt tegutseda piiratud otsese järelevalve all igapäevastes tegevustes.
Ekspert taktitunne, diplomaati ja diskreetsus on vajalik EV kõrgetasemeliste kantselei ja Eestisse akrediteeritud diplomaate käsitledes.
Hea õigekiri, grammatika ja tekstiredigeerimise oskused.