Kontorihaldur / Täitevassistent

Perede kontor otsib kontorihaldurit / täitevassistenti, et toetada omaniku ja partnerite tööd, aidates tagada sujuva, struktureeritud ja ennustatava igapäevase töö uues kontoris kesklinnas. See roll ühendab täitevtoetuse, kontori koordineerimise ja dokumentide keskse administratiivse töö. Edukas kandidaat saab usaldusväärseks operatiivseks tugipunktiks meeskonnale, aidates säilitada korda, tagades selge suhtluse ja toetades praeguste ülesannete täitmist täpsuse ja diskreetsusega. Rolli keskmes on töötamine dokumentide, lepingute ja äri kirjavahetusega, dokumentide ülevaatamise ja muudatuste abistamine, allkirjade koordineerimine, ootamatute suhtluste jälgimine ja tagamine, et partnerid, vastaspooled ja teenusepakkujad vastavad õigeaegselt. Roll hõlmab ka dokumentide korrashoidu, rekordihalduse toetust ja konfidentsiaalse teabe käsitlemist vajaliku hoolikuse tasemega. Lisaks on see isik vastutav igapäevase kontori koordineerimise eest, sealhulgas kontori korralikult organiseerituna hoidmine, põhikontori ostude ja varude haldamine, juhtimise ja külaliste toetamine ning professionaalse ja tervitava kontori keskkonna säilitamine. Aeg-ajalt võib roll hõlmata ka hotellide, piletite, ülekannete, koosolekute, õhtusöökide ja juhuslike äri seotud logistika korraldamist.

Otsime kandidaati, kellel on üle 3 aasta asjakohast kogemust ühes või mitmes seotud ametis, nagu näiteks täitevassistent, kontorihaldur, isiklik assistent, juriidiline administraator või sarnane administratiivne ja koordineerimispõhine ametikoht. Ideaalne kandidaat on väga organiseeritud, teenindusorienteeritud, diskreetne ja suudab töötada iseseisvalt, säilitades samal ajal kõrge täitmise standardi. Tugev inglise keele oskus nii kirjalikult kui suuliselt on hädavajalik. Eelnev kogemus kõrgemate sidusrühmade või ettevõtte omanike toetamisel loetakse eeliseks. Suureks plussiks on kogemus juriidiliste dokumentide, lepingute ja seotud dokumentatsiooni töövoogudega. Juriidiline haridus loetakse suureks eeliseks. Samuti hindame kandidaate, kellel on kogemusi kõrge netoväärtusega, perede kontorite, eriklienditeeninduse või sarnaste kõrge usaldusväärsusega keskkondadega. Kandidaate, kellel on taust hotellinduses, lennunduses, concierge teeninduses või premium teeninduses, võib samuti kaaluda, kui nad toovad kaasa asjakohase administratiivse kogemuse, tugeva dokumentide distsipliini ja suurepärased organiseerimisoskused. Isiklik profiil, mida otsime, on rahulik, energiline, diplomaatiline, tasakaalukas, diskreetne ja proaktiivne õigel viisil. Emotsionaalne stabiilsus, taktitunne, konfidentsiaalsus ja võime töötada ilma liigse müra tekitamiseta on selle positsiooni jaoks väga olulised. Täitmise kvaliteet on meile olulisem kui nähtav enesekehtestamine, seega otsime teenindusorienteeritud professionaali, kellel on küps otsustusvõime ja tähelepanu detailidele.

See positsioon pakub võimalust töötada otseselt tugevate ettevõtjatega, kes on seotud rahvusvahelise äri ja saada oluliseks osaks uues loodud kontori keskkonnas. Roll pakub kõrget usaldust, tähenduslikku kokkupuudet kõrgemate otsustajatega ja võimalust luua selgust, struktuuri ja ennustatavust igapäevases töövoos. Otsime pikaajalist meeskonnaliiget ja hindame truudust, küpsust ja usaldusväärsust.

Pakume konkurentsivõimelist palka, millest räägitakse individuaalselt lõppkandidaadiga. Lisaks hüvitisele pakume professionaalset keskkonda, tihedat koostööd omanikega, laia kokkupuudet äritegevusega ja võimalust võtta usaldusväärne roll, millel on tõeline vastutus ja pikaajaline potentsiaal.

Positsioon on ainult kontoripõhine ja töökoht asub linna keskuses. Tavaline formaat on regulaarne kontoriskeem. Saadavus väljaspool tavapäraseid tööaegu võib aeg-ajalt olla vajalik, kuid seda oodatakse harva. Roll on peamiselt äri keskne. Isiklikke ülesandeid omanikule võib aeg-ajalt esineda, kuid ainult harva. Eestikeelset oskust ei oodata igapäevaseks tööks, kuna roll peaks olema hallatav inglise keeles. Otsingut viiakse läbi konfidentsiaalselt. Samal ajal võib rolli esitleda ka perede kontorina, kuna see positsioneerimine on sobiv ja atraktiivne õige kandidaadi jaoks.