Kontorihaldur / Täitevassistent

Perede kontor otsib kontorihaldurit / täitevassistenti, et toetada omaniku ja partnerite tööd, aidates tagada sujuva, struktureeritud ja ennustatava igapäevase töö uues kontoris linna keskel. See roll ühendab täitevtoe, kontori koordineerimise ja dokumentidele suunatud administratiivse töö. Edukas kandidaat saab usaldusväärseks operatiivseks tugipunktiks meeskonnale, aidates säilitada korda, tagades selge suhtlemise voolu ja toetades praeguste ülesannete täitmist täpsuse ja diskreetsusega. Rolli tuum hõlmab töötamist dokumentidega, lepingutega ja ärikirjadega, dokumentide ülevaatamise ja muudatuste abistamist, allkirjade koordineerimist, väljakutsuvate kommunikatsioonide jälgimist ning tagamist, et partnerid, vastaspooled ja teenusepakkujad vastavad õigeaegselt. Roll hõlmab ka dokumentide korrashoidmist, arhiivihalduse toetamist ja konfidentsiaalse teabe käsitlemist vajaliku hoolikuse tasemega. Lisaks on see isik vastutav igapäevase kontori koordineerimise eest, sealhulgas kontori hästi organiseerituna hoidmine, põhikontori ostude ja varude haldamine, juhtimise ja külaliste toetamine ning professionaalse ja sõbraliku kontori keskkonna säilitamine. Aeg-ajalt võib roll hõlmata ka hotellide, piletite, ülekannete, koosolekute, õhtusöökide ja juhuslike äriga seotud logistika korraldamist.

Otsime kandidaati, kellel on üle 3-aastane asjakohane kogemus ühes või mitmes seotud ametis, nagu täitevassistent, kontorihaldur, isiklik assistent, juriidiline administraator või sarnane administratiivne ja koordineerimisele suunatud ametikoht. Ideaalne kandidaat on väga organiseeritud, teenindusorienteeritud, diskreetne ja suudab töötada iseseisvalt, säilitades samal ajal kõrge täitmise standardi. Tugev inglise keele oskus nii kirjalikult kui suuliselt on hädavajalik. Eelnev kogemus vanemate sidusrühmade või ettevõtte omanike toetamisel loetakse eeliseks. Suur pluss on kogemus juriidiliste dokumentide, lepingute ja seotud dokumentatsiooni töövoogudega. Juriidiline haridus loetakse suureks eeliseks. Hindame ka kandidaate, kellel on kogemus kõrge netoväärtusega, perede kontorites, privaatsete klientide teeninduses või sarnastes kõrge usaldusväärsusega keskkondades. Klienditeeninduse, lennunduse, concierge'i või premium-teenuste taustaga kandidaate võib samuti kaaluda, tingimusel et nad toovad kaasa asjakohase administratiivse kogemuse, tugeva dokumentide distsipliini ja suurepärased organiseerimisoskused. Isiklik profiil, mida otsime, on rahulik, energiline, diplomaatiline, tasakaalukas, diskreetne ja proaktiivne õiges suunas. Emotsionaalne stabiilsus, takt, konfidentsiaalsus ja võime töötada ilma liigse müra tekitamiseta on selle positsiooni jaoks väga olulised. Täitmise kvaliteet on meile olulisem kui nähtav enesekehtestamine, seega otsime teenindusorienteeritud professionaali, kellel on küps mõistus ja tähelepanu detailidele.

See positsioon pakub võimalust töötada otseselt tugevate ettevõtjatega, kes on seotud rahvusvahelise äri ja saada oluliseks osaks uues loodud kontori keskkonnas. Roll pakub kõrget usaldust, tähenduslikku kokkupuudet vanemate otsustajatega ja võimalust luua selgust, struktuuri ja ennustatavust igapäevases töövoos. Otsime pikaajalist meeskonnaliiget ja hindame truudust, küpsust ja usaldusväärsust.

Pakume konkurentsivõimelist palka, millest räägitakse individuaalselt lõppkandidaadiga. Lisaks tasule pakume professionaalset keskkonda, tihedat koostööd omanikuga, laia kokkupuudet äritegevusega ja võimalust võtta usaldusväärne roll, millel on tõeline vastutus ja pikaajaline potentsiaal.

Positsioon on ainult kontoripõhine ja töökoht asub linna keskuses. Tavaline formaat on regulaarne kontoriskeem. Saadavus väljaspool tavapäraseid tööaegu võib aeg-ajalt olla vajalik, kuid seda oodatakse harva. Roll on peamiselt äri suunitlusega. Isiklikud ülesanded omanikule võivad aeg-ajalt esineda, kuid ainult harva. Eestikeelset oskust ei oodata igapäevases töös hädavajalikuna, kuna roll peaks olema hallatav inglise keeles. Otsingut viiakse läbi konfidentsiaalselt. Samal ajal võib rolli esitada osana peretööst, kuna see positsioneerimine on sobiv ja atraktiivne õige kandidaadi grupi jaoks.