Kantseleispetsialist

Ametikoha eesmärk:
Tagada asutuse igapäevase asjaajamise ja dokumendihalduse korrektne ning tõrgeteta toimimine. Korraldada sujuvat suhtlust teenistujate, klientide ja külalistega, tagades kvaliteetse teenindamise ning toetada koosolekute ja sündmuste ladusat ettevalmistamist. Teostada rahvastikuregistri toiminguid vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

Tööülesanded
• vallavalitsuse külastajate vastuvõtmine, nõustamine ja suunamine;
• üldtelefoni ja üldmeili haldamine;
• dokumendihalduse korraldamine ning dokumentide registreerimine ja edastamine;
• teenistujate nõustamine asjaajamise ja dokumendihaldussüsteemi kasutamise küsimustes;
• rahvastikuregistris toimingute tegemine vastavalt pädevusele ja õigusaktidele;
• koosolekute ja kohtumiste ettevalmistamine ning vajadusel protokollimine;
• vallamaja vastuvõtuala, puhke- ja koosolekuruumide korrashoiu tagamine;
• muude kantselei tööga seotud ülesannete täitmine.

Keeleoskus: eesti keel - soovituslik C1 - väga hea - hea C1 - väga hea Arvutioskus: kesktase Muud nõuded: ? ✍️Haridus, teadmised ja oskused: • soovituslikult kõrgharidus või keskharidus ja kutsealane ettevalmistus ja/või varasem erialane töökogemus; • teadmised asjaajamisest ja dokumendihalduse korraldamisest; • hea digivahendite kasutamise oskus; • väga head suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus. Kasuks tuleb: • varasem töökogemus valdkonnas; • varasem töökogemus kohalikus omavalitsuses; • B-kategooria juhiloa omamine. ? Isiksuseomadused, mis sobivad rolli ja meeskonda: • hea suhtlemis- ja meeskonnatööoskus; • korrektsus ja kohusetunne; • rahulik meel pingelistes olukordades; • avatus muutustele, paindlikkus ja kiire kohanemisoskus.

• Võimalust kujundada uue ametikoha sisu ning aidata kaasa tõhusa ja kaasaegse asjaajamise arendamisele Viljandi Vallavalitsuses.
• Mitmekülgset ja tähendusrikast tööd loovas ja sõbralikus meeskonnas.
• Paindlikke töötingimusi ning toetavat töökeskkonda.
• Koolitus- ja arenguvõimalusi.
• 35 päeva põhipuhkust + 5 tasustatud tervisepäeva.
• Tervisekulude osalist hüvitamist.