Sekretär-asjaajaja

Sekretär-asjaajaja peamisteks tööülesanneteks on:

• linnavalitsusse saabunud elektrooniliste ja paberkandjal olevate kirjade või muu dokumentatsiooni vastuvõtmine ja registreerimine;
• väljaminevate kirjade ja muu dokumentatsiooni vormistamine ja kontrollimine enne välja saatmist;
• telefoniside korraldamine: linnavalitsuse telefoniteenindus - üldtelefonile vastamine, linnapeale või majandusteenistuse abilinnapeale kõnede suunamine;
• külaliste vastuvõtt ja vajadusel teenindamine, ruumi ettevalmistamise ja korrastamise korraldamine kohtumise järgselt, vajadusel nõupidamiste protokollimine;
• teenistujate ettevalmistatud kirjade vastavuse kontroll vorminõuetele, täitmise tähtaegade jälgimine, vajadusel dokumentide vormistamine ja linnapeale allakirjutamiseks edastamine;
• kuulutuste edastamine avaldamiseks kohalikus ajalehes;
• teenistujate tööaja arvestuse (vabade päevade, puhkuse ja haigestumise pidamine vormikohases tööajatabelis;
• puhkusekalendri haldamine ja linna veebilehel puhkusel viibivate teenistujate avalikustamine;
• linnavalitsuse teenistujate ja hallatavate asutuste juhtidele koolituse ja lähetuse käskkirjade koostamine, nende lisamine dokumendihaldussüsteemi ja nende suunamine lähetusele/koolitusele minevale teenistujale;
• saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine, linnapeale resolutsiooni andmiseks esitamine ning lähtuvalt linnapea suunamismärkele vastavatele teenistujatele edastamine;
• kirjadele ja teabenõuetele vastamise tähtaegadest kinnipidamise jälgimine ja tähtaegade meeldetuletamine vastavale teenistujale;
• ehitusalaste taotluste registreerimine (ehitusloa-, kasutusloa-, kirjaliku nõusoleku taotlus);
• arvestuse pidamine lepingute tähtaegade üle;
• kord kuus vastamata ja täitmata dokumentidest nimekirjade koostamine ja teenistuste juhtidele edastamine.

• vahetu juhi ja linnapea poolt antud ühekordseid teenistusalaste ülesannete täitmine.

• Kutse- või kõrgharidus või viimase omandamine;
• eelnev töökogemus kohalikus omavalitsuses;
• arusaamine sekretäritööst ja dokumentide vormistamisest;
• teksti- ja tabeli töötlusprogrammide ning teiste teenistuskohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus (sealhulgas WebDesktop kasutamise oskus);
• eesti keele oskus kõrgtasemel ning vene keele oskus suhtlustasandil.

• sõbraliku kollektiivi, arengu- ja eneseteostusvõimalusi, mitmekesist ja vastutusrikast tööd ning puhkust 35 kalendripäeva.