AvalehtKarjääriabi Artiklite arhiiv Nõuandeid tõhusaks ajakasutuseks
 

Nõuandeid tõhusaks ajakasutuseks

Ajakava peegeldab inimese prioriteete. Ajaga toimetuleku edukuse määrab see, kas Te saate tähtajaks hakkama oma tööülesannetega, nautida piisavalt oma lähedaste seltsi ning hoolitseda oma tähtsaima vara - tervise - eest. Järgnevalt toome ära mõne põhimõtte ajaga toimetulekuks.

Planeerige oma aega

Planeerimine on efektiivse ajakasutuse üks alustalasid. Ent suurejoonelise plaani või ajakava loomisest üksi ei piisa. Te peate seda ka rakendama. See tähendab oma igapäevaste tegemiste õigeaegsust, jättes ajavaru ka ootamatuteks ja edasilükkamatuteks toiminguteks.

Parim viis ajakava koostamiseks on kaasata sinna tööülesannete kõrval ka eraelulised tegemised. Leidke oma ajakavas koht ka perele, sõpradele, hobidele ja meelelahutusele. Ärge jätke oma eraelu rubriiki "ja kui aega üle jääb, siis..". Sedasi saate analüüsida tööle, eraelule ning puhkusele kuluvat aega ja taastada nende vaheline tasakaal, kui see peaks olema kaduma läinud.

Seadke reaalsed tähtajad

Üheks olulisemaks ajakavareegliks on määrata ülesannetele reaalsed tähtajad, mis oleks nii saavutatavad kui ka talutavad. Teatud tööle kuluvat aega hinnates oleks hea veidi üle pakkuda, kindlustamaks selle õigeaegse valmimise ka ootamatute takistuste ilmnemisel või rõõmustamaks oma ülemust, kliente, töökaaslasi või perekonda töö ennetähtaegse lõpetamisega. Pikaajalised ülesanded oleks hea jaotada väiksemateks osadeks, koostades iga osa kohta oma ajakava - sellega säästate end stressist, mis tekib kõike korraga teha püüdes.

Iga suur projekt nõuab oma ajakava, kuhu tuleks märkida põhilised pidepunktid kuni valmimiseni. Kui olete seadnud realistliku tähtaja, peaks asi valmima õigeks ajaks. Kui tekib mingeid takistusi, peaksite sellest teatama oma ülemusele või klientidele ning tähtaega pikendama või kaotatud aja tasa tegema. Võimaluse korral jätke oma ajakavas ruumi ka tööprotsessi kirjeldavate märkmete jaoks.

Delegeerige ülesandeid

Kui asi puudutab delegeerimist, siis jagunevad inimesed kaheks: ühed, kes seda teevad ja teised, kes seda ei tee. Kui Teie kuulute nende viimaste hulka ja leiate alati igasuguseid põhjendusi, miks kõike ise teha ("Võtab liiga kaua aega, kui hakkan seda teistele seletama" või "Ma pean selle pärast nagunii ise üle tegema"), on delegeerimise idee Teile ilmselt nii võõras, et kasutu on isegi proovida.

Kui Te siiski aeg-ajalt leiate end mõttelt, et Te polegi nii asendamatu kui arvate, on aeg hakata delegeerima. Alustage lihtsatest, ent aeganõudvatest töödest, mida ka keegi teine võiks teha. Teistele raskemate asjade seletamine võib võtta pisut kauem aega. Ent kaugeleulatuv kasu enama vaba aja ja vähenenud stressi näol maksavad vaeva kuhjaga tasa.

Pange asjad tähtsuse järjekorda

Asjade tähtsuse järjekorda seadmiseks ei pea olema asjatundja. Võib pidada korraga mitut nimekirja: esmatähtsate, vähemtähtsate asjade ja selliste asjade kohta, mida oleks hea teha, kui aega üle jääb. Võib teha asja ka väga lihtsaks, koostades iga päeva lõpus nimekirja järgmise päeva toimingute tarvis.

Samuti võib panna paika vaid paar tähtsamat ülesannet. On parem teha iga päev kindlasti ära need paar asja, kui kanda kaasas pikka nimekirja ja täita sealt iga päev vaid paar tähtsusetut ülesannet.

Et oma aega efektiivselt kasutada, tehke enim tähelepanu ja mõtlemist nõudvad tööd ära päeva selles osas, mil Teie tähelepanu- ja energiatase on tipus. Veelgi parem, kui saate need perioodid seostada ajaga, mil Teil on ka vähem segajaid. Lihtsamad ja vähem keskendumist nõudvad ülesanded jätke aga sellesse perioodi, mil Teie energia on madalseisus. Esmatähtis ongi paika panna päeva kõrg- ja madalperioodid ning planeerida oma töö vastavalt nendele.

Öelge "Ei!"

On inimesi, kes panevad oma ajapiirangud väga täpselt paika: "Pole minu asi", ütlevad nad, "kell on viis ja ma lähen koju". Ning mõnedel meist on põhjust neid kadestada. Peaaegu kõik me teeme vahest ületunde või toome tööd koju, ent kui teete seda ikka sagedamini, on ehk aeg hakata ütlema "ei" ning mitte ainult teistele, vaid ka endale. Üha pikemaid tööpäevi tehes kaob tasakaal töö ja puhkuse vahel, mis on eluliselt tähtis Teie tervisele ning heaolule. See võib halvasti mõjuda ka Teie mainele.

Me pole kunagi liiga vanad õppimiseks ning oma oskuste ja vilumuste täiendamiseks. Mida kauem Te mingit tööd teete, seda enam tekib vajadus uute ja paremate tehnikate ning protseduuride järele. On ahvatlev teha asju kogu aeg vanamoodi, kuna see on tuttav ja mugav viis. Efektiivsete uute tehnikate leidmine ja rakendamine säästab Teie aega ning vähendab Teie töökoormust - näidates Teid sealjuures paremast küljest.

Refereeritud Internetist

Artiklite otsing